Fattura elettronica 2019:
cos’è, come funziona, ultime novità

Andiamo a vedere che cos’è la fattura elettronica, in quali ambiti deve essere applicata, ma soprattutto qual è il suo funzionamento in base alle normative contenute nel nuovo decreto fiscale 2019.

Il 1 gennaio 2019 per la maggior parte dei soggetti che sono titolari di una partita IVA scatterà una vera e propria rivoluzione copernicana. Da quella data infatti andranno in soffitta i vecchi metodi di creazione, consegna e conservazione delle fatture cartacee che saranno sostituiti dalla cosiddetta fattura elettronica che dovrà essere attivata non solo per le Pubbliche Amministrazioni, ma anche agli altri soggetti sia commerciali (i B2B, Business to Business) che privati (i B2C, Business to Consumers). Andiamo quindi a vedere che cos’è la fattura elettronica, in quali ambiti deve essere applicata, ma soprattutto qual è il suo funzionamento in base alle normative contenute nel nuovo decreto fiscale 2019.

Obbligo della fattura elettronica

La fatturazione elettronica nasce nel 2014 quando venne introdotta l’obbligatorietà da parte delle imprese che intrattenevano rapporti con la Pubblica Amministrazione di emettere fatture esclusivamente in formato elettronico. L’emissione e la ricezione del flusso delle fatture in entrata ed in uscita era supervisionato dall’Agenzia delle Entrate tramite lo SdI (Sistema di Interscambio) che controllava l’esatto formato delle fatture e ne registrava la movimentazione.

Dal 1 gennaio 2017 il sistema Sdi è facoltativamente a disposizione delle imprese per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche da/per altri soggetti privati. Questo biennio è stato quindi propedeutico alla decisione inserita nel nuovo decreto fiscale 2019 della Legge di Bilancio del 2018 che ha introdotto dal 1 gennaio 2019 l’obbligo della e-fattura sia tra soggetti Iva privati (aziende e professionisti con partita Iva) sia verso i consumatori finali per tutte le tipologie di cessioni di beni e le prestazioni di servizi. Questo obbligo riguarda le operazioni che sono effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e le e-fatture sono emesse esclusivamente utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la Fattura PA, uniformando de facto la metodologia elettronica a tutti i soggetti fiscalmente attivi.

Fattura elettronica: che cos’è e come funziona

Come dice il nome la e-fattura, ossia la fattura elettronica, è un insieme di procedure che digitalizza l’intero processo della fatturazione (emissione, trasmissione e conservazione), abbandonando per sempre il supporto cartaceo e modificando radicalmente la metodologia di preparazione, invio e ricezione, conservazione del documento fiscale. Se hai una impresa che già ha avuto contatti o intrattieni rapporti con la Pubblica Amministrazione ti cambia poco (anzi avrai un sostanziale risparmio nell’unificazione dell’intero processo) ma per tutti gli altri soggetti la differenza è sostanziale.

Fino al 31 dicembre del 2018 le metodologie di interscambio delle fatture tra soggetti giuridici e fisici avvenivano in modo difforme. La compilazione era eseguita direttamente su carta, con Word, Excel o con un software di fatturazione e gestionale, mentre la spedizione poteva essere fatta tramite e-mail (con la trasformazione in pdf), posta o consegna diretta. Una volta recapitata al destinatario o al cliente, questi aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (le fatture ricevute in formato pdf potevano essere conservate anche su supporto magnetico od ottico previa trasformazione in .p7m con firma digitale)

Dal 1 gennaio il punto nodale ed obbligatorio sarà quello del passaggio del documento fiscale tramite Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate (AdE) che verifica il corretto formato del documento ricevuto, la completezza dei dati inseriti ed il recapito della fattura al cliente e della ricevuta di consegna (come avviene attualmente per gli invii di messaggi con le PEC) al fornitore. Per quanto riguarda l’aspetto della compilazione e della trasmissione puoi seguire diverse strade.

Fattura elettronica: quando serve un software?

Se sei responsabile di un’azienda la fattura elettronica è compilata tramite un software predisposto o mediante un gestionale con il modulo adatto per la fatturazione elettronica. Questo software può essere all’interno dell’impresa, presso un fornitore terzo od un intermediario. In questi ultimi due casi sono i soggetti incaricati che provvedono a firmare digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) il formato XML prodotto. La procedura di fatturazione rimane quindi sempre la stessa in quanto, anziché stamparla o salvarla in PDF, dovrai generare il file fattura nel formato XML FatturaPA. Tale file consente di circoscrivere e verificare il significato degli elementi contenuti in un documento, comparando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Se invece rientri nella categoria dei liberi professionisti e delle ditte individuali, tu come soggetto emittente puoi operare tramite l’area privata dell’AdE, dove è possibile sia creare una nuova fattura sia trasmettere in formato XML, p7m, ma anche in pdf standard una fattura precedentemente creata con il tuo software: dal mese di marzo infatti l’AdE ha messo a disposizione per tutti i soggetti registrati e che abbiano le credenziali di accesso aggiornate, anche la trasmissione in .pdf dei documenti prodotti a patto che il contenuto degli stessi sia identico con quanto trasmesso con lo SdI. L’accesso all’area riservata viene infatti considerato un accertamento delle generalità dell’emittente.

Fattura elettronica: chi è il destinatario?

Una volta che il documento è stato verificato automaticamente, il Sistema di Interscambio provvede a recapitarlo al destinatario a cui è indirizzato e genera la ricevuta di consegna a te che sei il soggetto che ha emesso la fattura. Questa ricevuta la devi conservare attentamente in quanto è l’unico documento che possa attestare il corretto svolgimento dell’intero ciclo di fatturazione.

Esistono delle differenze se il ricevente è una Pubblica Amministrazione o un altro soggetto con partita Iva. Gli uffici della PA sono identificati da un CUF (Codice Univoco Ufficio) formato da 6 caratteri che dev’essere inserito obbligatoriamente in fattura mentre per il flusso B2B (ovvero tra privati con partita IVA) all’interno del file XML andrà messo o il Codice destinatario SdI se il cliente ne possiede uno mediante accreditamento SdI, oppure la PEC del cliente stesso a cui lo SdI inoltrerà la fattura. Per quanto riguarda i B2C (la fatturazione verso i soggetti non giuridici) al momento non è ben chiaro come potrà essere consegnata l’eventuale fattura emessa, ma per chi è già registrato all’area riservata dell’AdE si avrà una probabile identificazione tramite codice fiscale e relativa consegna all’interno del proprio “Cassetto Fiscale“.

Fattura elettronica: conservazione documentale

Per normativa l’obbligo di conservazione delle fatture per 10 anni è sia per l’emittente che per il ricevente del documento fiscale e nel caso della fatturazione elettronica oltre all’emissione e alla speculare importazione vi è anche la conservazione documentale.

La conservazione sostitutiva è un procedimento informatico che permette di attribuire valore legale nel tempo a un documento informatico in modo da poterlo equiparare all’originale cartaceo. Mediante questa nuova procedura lo SdI dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione del flusso documentale sia a livello fiscale, sia ai fini civilistici o per qualsiasi altra necessità di natura giuridica. Se invece decidi di avvalerti di sistemi o software integrati o di gestione in cloud del flusso di fatturazione, la conservazione sostitutiva è già presente nei servizi attivi o nell’abbonamento.

Nuovo decreto fiscale 2019

Nel nuovo decreto fiscale 2019 approvato nel Consiglio dei Ministri vi sono una serie di importanti variazioni nell’ambito della gestione della contabilità. La fatturazione elettronica diventa obbligatoria per tutti i soggetti che abbiano una partita iva regolarmente attiva e che operino sul territorio italiano e ne abbiano la residenza od il domicilio fiscale sia per gli operatori B2B che per quelli B2C e B2PA.

Questa obbligatorietà è esclusa per i soggetti che: operino nel regime di vantaggio (art. 27 commi 1,2 DL 98/11), operino nel regime di de minimis e forfettario (Art.1 commi da 54 a 89 Legge 190/14) e per gli agricoltori in regime speciale (Art. 34 comma 6 DpR 633/72). Se hai una impresa che intrattiene relazioni commerciali di cessione di beni o prestazione di servizi con soggetti non residenti sia comunitari che extracomunitari, puoi scegliere per quelle specifiche operazioni di non usufruire della fatturazione elettronica.

Se invece rientri in una di queste categorie sei esonerato solo da emettere fatture elettroniche ma non lo sei per la loro ricezione da parte di soggetti terzi per cui dovrai comunque attrezzarti per ricevere le fatture in modalità telematica.

Nuovo decreto fiscale 2019 – ultime novità

Se non ti dovessi adeguare al nuovo decreto fiscale 2019 o dovessi ritardare l’invio delle e-fatture, il decreto fiscale ha cancellato tutte le sanzioni previste per il primo periodo pari a 6 mesi a partire dal 1 gennaio 2019, mentre se questo dovesse accadere nell’arco dei successivi 6 mesi, le sanzioni sono ridotte all’80%. Tale riduzione potrà essere messa in atto anche se emetti la e-fattura entro il termine per la liquidazione del mese o trimestre successivo od in caso di erronea detrazione IVA o sua regolarizzazione.

Un’altra novità è che dal 1 luglio 2019 la e-fattura la potrai emettere (e quindi inviare) entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione e non più nel giorno stesso, rimanendo il fatto dell’annotazione della stessa entro il giorno 15 del mese successivo. Questa opzione si utilizzerà semplicemente indicando all’interno del documento fiscale la data di effettuazione dell’operazione.

Se invece la tua impresa o tu stesso operi per corrispettivi, il Decreto Fiscale 2019 ti vincola alla registrazione sul registro dei corrispettivi degli incassi giornalieri mediante l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati degli stessi su base giornaliera all’Agenzia delle Entrate. Questo avverrà dal 1 luglio se hai un fatturato pari o superiore a 400 mila euro e dal 1 gennaio 2020 se invece la tua attività al 31 dicembre 2018 ha avuto un volume di affari inferiore a quella soglia.

Dieffetech e gestione della fatturazione elettronica

La tua gestione della fattura elettronica può avvenire in diversi modi. Se hai già un software di gestione della contabilità devi controllare che sia stato installato il modulo relativo alla generazione del formato XML per la PA. Se questo è presente puoi decidere di effettuare l’intero flusso documentale in proprio oppure affidarti a noi. La nostra azienda ti può aiutare a risolvere le operazioni di fatturazione elettronica, ma solo dopo aver verificato la fattibilità che è definita dal sistema per la generazione delle fatture che utilizzi e dall’integrazione da esso offerta (se non permette di leggere determinati dati all’interno dell’XML, non è possibile intervenire) in modo da poter gestire l’intero flusso di invio all’Agenzia delle Entrate.

Esistono inoltre dei provider di servizi (la maggior parte dei quali sono enti certificatori) che ti consentono di avere una gestione integrata dell’intero processo a fronte di un abbonamento annuale, mentre per quanto riguarda le applicazioni gratuite presenti sul mercato ce ne sono alcune che ti permettono di generare il formato XML a cui però dovrai aggiungere la firma digitale e preoccuparti dell’invio allo SdI. Se dovessi decidere per questa tipologia di gestione, l’unico soggetto che può darti la necessaria tranquillità è la stessa Agenzia delle Entrate nello spazio dedicato alla fatturazione elettronica all’interno della tua area riservata.