L’ottimizzazione dei costi aziendali: da dove cominciare?

Le macchine sono incredibilmente veloci, precise e stupide. Gli esseri umani sono incredibilmente lenti, inaccurati e intelligenti. L’insieme dei due costituisce una forza incalcolabile.

Così recita un famoso detto proveniente da uno dei maggiori esponenti della scienza contemporanea: Albert Einstein. Un’affermazione sicuramente d’effetto per gli anni in cui è vissuto e che oggi potresti trovare superficiale e poco tecnica, ma che riesce ugualmente a trasmettere un concetto fondamentale, alla base dell’invenzione dei computer, ossia perché siano stati concepiti.

La tecnologia oggi

Da allora sono stati effettuati passi da gigante, sia sotto il punto di vista hardware che software. Lo sviluppo tecnologico ha portato i PC ad essere un elemento quasi essenziale nella vita di una persona oggi, grazie alla loro disponibilità, accessibilità ed economicità. Tuttavia a giovare maggiormente di tali dispositivi sono, senza ombra di dubbio, le aziende.

Se dal lato consumer, infatti, gli elaboratori sono utili maggiormente a scopo di semplificare la vita o per motivi ludici e di passatempo, non si può dire lo stesso in ambito professionale. Essi rivestono un ruolo di essenziale importanza, per svariati motivi. Prima di elencare i vantaggi dell’integrazione delle nuove tecnologie in un’impresa, è necessario che tu conosca le difficoltà che affliggono l’azienda e come risolverle.

Problematiche comuni nel nostro paese

L’Italia è un paese ricchissimo di piccole e medie imprese. PMI sono realtà che spingono gli imprenditori ad arrangiarsi nel trovare una soluzione a un problema, sia esso riguardante aspetti informatici dell’azienda, strategie di mercato oppure politiche interne e di gestione. Non sarai sorpreso nel sapere che questo tipo di approccio sia sconveniente, portando a investimenti, anche importanti, senza un occhio di riguardo per l’ottimizzazione dei costi o delle risorse e senza conoscere quali siano i vantaggi e gli svantaggi di una determinata soluzione piuttosto che una differente. Spesso, infatti, bisogna ricorrere a prodotti o servizi creati ad-hoc per quella determinata esigenza, al fine di ottenere un ecosistema che risulti il più possibile in sinergia con i processi aziendali.

La crisi degli ultimi anni, nonostante la debole ripresa economica registrata, ha spinto le varie attività a mobilitarsi perché gli sprechi fossero ridotti e, allo stesso tempo, a fare in modo che il contatto con l’ottimizzazione dei costi e l’aggiornamento delle competenze diventasse uno fra i principali obiettivi. L’unico modo che hai a disposizione, tuttavia, per raggiungere tale equilibrio è quello di analizzare la situazione in modo obiettivo, possibile solamente affidandosi a un osservatore estraneo all’impresa, un professionista terzo.

L’ottimizzazione dei costi

Entrando più nello specifico, ben l’86% delle piccole e medie imprese italiane si basa ancora su metodi cartacei, ormai obsoleti, piuttosto che passare alla digitalizzazione dei documenti; il costo è elevatissimo, oltretutto, stimando una spesa di circa 2 euro a foglio. La prima cosa che dovresti fare, quindi, è accertarti che l’azienda abbia effettuato questo passo in avanti nel modo corretto, mediante tecnologie di condivisione dei file per risparmiare tempo e spazio di archiviazione, sfruttando i più moderni servizi basati su cloud.

Un altro problema comune e inerente a quanto riportato poco fa, lo puoi rilevare nei metodi adottati dalla tua attività per pubblicizzarsi. Brochure, volantini e dépliant sono strumenti passati e inefficaci, che comportano un enorme spreco di risorse e di soldi. Soldi che potresti essere in grado di reinvestire in metodi più adeguati e idonei ai giorni nostri, come la creazione di un sito web dettagliato, curato e organizzato nel quale trovare tutte le informazioni necessarie, con un occhio di riguardo per la SEO (l’ottimizzazione per i motori di ricerca) e aggiornato costantemente. Un altro mezzo sicuramente più opportuno lo puoi ritrovare nei social network. Possedere una pagina dedicata all’impresa su Facebook, Instagram o Twitter, ad esempio, ti dà molta più visibilità e traspare l’idea che siate al passo con i tempi, oltre che ad aprire ulteriori possibilità di contatto da parte di potenziali clienti.

Da dove cominciare

Innanzitutto, come precedentemente accennato, ll’ottimizzazione dei costi aziendali deve partire dalla digitalizzazione di tutti i processi della tua impresa, affidandosi ad aziende esperte che ti seguano in questo processo passo dopo passo; l’obiettivo è quello di eliminare tutti quegli sprechi e inefficienze che portano a costi non indifferenti e che devi cercare di evitare.

A questo punto è necessario che tu sappia individuare altri punti critici che hanno come conseguenza la perdita di tempo. Sono moltissime le realtà che, ad esempio, ancora oggi inseriscono manualmente i dati ad uno ad uno su fogli Excel. Un processo lento, dispendioso e inefficiente, automatizzabile mediante l’adozione delle nuove tecnologie.

La riduzione degli sprechi

Una volta che hai raggiunto una determinata autonomia sotto il punto di vista informatico, o nel caso tu disponga già ora di una realtà simile, devi prendere in considerazione la possibilità di sfruttare il cloud piuttosto che mantenere le informazioni all’interno del perimetro aziendale. Questa, infatti, è una spesa immensa da sostenere, quasi interamente abbattibile trasferendo i dati su servizi online; i costi maggiori sono individuabili in:

– hardware per le macchine server;

– energia elettrica assorbita dagli stessi;

– hai la necessità di mantenere tali dispositivi costantemente accesi e accessibili per evitare momenti di stallo nell’impresa;

– assicurarti che siano al sicuro da eventuali guasti o corruzione, ridondando i dati e le apparecchiature e, conseguentemente, raddoppiano l’impatto sui fondi dell’azienda;

– accertarti che siano rispettate tutte le misure minime per la protezione dei dati a difesa della privacy;

– far fronte a eventuali costi di manutenzione.

Passando al cloud, tutto quello che devi fare è consultare un esperto perché possa scegliere il servizio più adatto alle tue necessità e adattarlo di conseguenza, mediante tecniche di system integration. In questo modo potrai usufruire di tutti i servizi con la garanzia che essi siano costantemente accessibili, senza doverti più preoccupare della sicurezza dei dati o dei relativi costi.

L’ottimizzazione delle risorse

Nel livello più alto puoi trovare, infine, problemi legati ai software utilizzati e alle politiche sugli stessi. Esso non deve essere, infatti, limitante in qualche modo o difficoltoso nell’utilizzo, ma deve garantirti un servizio affidabile, utile e che si adatti pienamente con tutti i processi e le politiche aziendali. In questo senso, puoi sempre delegare tale compito a una società specializzata, che sviluppi un’applicazione CRM dedicata.

Ultimamente i cosiddetti Customer Relationship Management stanno prendendo sempre più piede all’interno delle imprese e ciò è da attribuire al fatto che non si tratti di un semplice software, ma di una soluzione sviluppata appositamente per una determinata azienda, una vera e propria strategia di business che pone al centro delle attenzioni il cliente piuttosto che il prodotto. Esso ti consente di tenere traccia e di analizzare la soddisfazione dei consumatori e ti aiuta ad acquisire nuovi clienti e a scegliere quali tecniche adottare per ogni categoria degli stessi, ottenendo come risultato non solo l’ottimizzazione dei costi, ma anche la massimizzazione dei profitti e, al tempo stesso, la soddisfazione degli acquirenti.

Un CRM, infine, ti offre tutte le funzioni gestionali necessarie all’impresa, come:

– gestione degli ordini attraverso il back office;

– controllo della catena di distribuzione e delle transazioni, integrandosi con il sistema informatico della tua azienda;

– automazione di processi di vendita e di marketing, attraverso le attività di front office;

– supporto alle funzioni degli agenti e per ulteriori servizi di sostegno.

Conclusioni

Tecnologia e crisi hanno spinto le imprese a mettere in atto sistemi per l’ottimizzazione dei costi che, pochi anni fa, sembravano impensabili e irrealizzabili. La tua azienda ha tre possibilità: restare esattamente così com’è, mantenere gli attuali costi ma ottenere di più dagli stessi oppure ridurre gli sprechi di denaro e investire ciò che avanza in prodotti e soluzioni adeguati per portare l’attività su un nuovo livello di business, appoggiandoti a professionisti del settore che ti accompagnino in tale delicato processo.